Einführung - Was ist Content-Management?

Dieses Kapitel gibt Ihnen einen Überblick darüber, was ein Content-Management-System (CMS) ist und wie Plone die Aufgaben eines CMS erfüllt.

»Content-Management« bezeichnet die Verwaltung von Inhalten, insbesondere den Umgang mit elektronisch erfassten Dokumenten. Dabei kann es sich um Texte, aber auch um Bilder, Töne, E-Mails, Datenbanken oder Termine handeln. Prinzipiell betrifft es jede Art von Information, die in einem Rechner gespeichert werden kann.

Durch die große Verbreitung von Rechnern und Datennetzen, insbesondere des Internets, sind inzwischen in vielen Unternehmen und Institutionen die meisten Informationen digital vorhanden. Ein Content-Management-System ermöglicht es, gemeinsam benötigte Informationen auch gemeinsam zu verwalten. Ein CMS verwendet man hauptsächlich in Intranets oder Webauftritten. Dabei gibt es sowohl an das Einsatzgebiet angepasste als auch allgemein verwendbare Lösungen. Beispielsweise kann ein angepasstes CMS darauf spezialisiert sein, Akten und Kundendaten zu verwalten, während ein allgemeines CMS für verschiedenste Anwendungsgebiete eingesetzt werden kann.

Plone ist ein solches allgemeines CMS. Es lässt sich an die speziellen Bedürfnisse verschiedener Organisationen anpassen und ist daher für viele Anwendungsfälle geeignet.

Ein CMS bietet seinen Benutzern neben dem Speichern von Dateien eine Reihe weiterer Vorteile, die nachfolgend erläutert werden.

Freiheit und Unabhängigkeit

  • Daten sind rund um die Uhr verfügbar. Sie können jederzeit auf Statistiken, Berichte oder Akten zugreifen und sind unabhängig davon, ob ein Kollege anwesend oder eine Abteilung besetzt ist.

  • Dokumente werden automatisch aufbereitet. Sie können Dokumente einsehen, die als PDF-Datei, im Format einer Office-Anwendung wie OpenOffice.org, Word oder Excel oder einem anderen Format vorliegen.

  • CMS erleichtern es, Inhalte auch für Benutzer mit körperlichen Einschränkungen bereitzustellen. So kann ein Blinder eine Braille-Zeile oder einen Screen-Reader verwenden, um auf Texte zuzugreifen.

    Die Einhaltung von Standards wie »WAI-AAA« (siehe http://www.w3.org/WAI/) stellt außerdem sicher, dass die Benutzungsoberflächen auch gemessen an den besonderen Bedürfnissen dieser Menschen eine hohe Qualität besitzen.

  • Dokumente sind einfach durchsuchbar. Dabei werden Texte in verschiedenen Dateiformaten, Termine, Bilder und andere Dateien erfasst, ohne dass der Nutzer das Dateiformat kennen muss. Volltext- und unscharfe Suche verbessern die Qualität der Suchergebnisse.

  • Sie sind nicht darauf angewiesen, an einem bestimmten Ort zu arbeiten. Sie können auf ein CMS sowohl von Ihrem Arbeitsplatzrechner aus zugreifen als auch von Ihrem Notebook, einem Mobiltelefon oder PDA.

Zuverlässigkeit

  • Dokumente in einem CMS werden zentral »an einem Ort« verwaltet. So vermeidet man, dass unterschiedliche oder gar widersprüchliche Kopien eines Dokuments in Umlauf kommen, was die Zuverlässigkeit der angebotenen Inhalte erhöht.
  • Ein CMS speichert Inhalte zusammen mit Metadaten, sodass sie systematisch kategorisiert werden können. Man kann sich ein CMS dabei als eine gut sortierte Ablage vorstellen.
  • Arbeitsabläufe im CMS bieten die Möglichkeit, die Erarbeitung und Freigabe von Inhalten den Richtlinien Ihres Unternehmens entsprechend zu automatisieren. Dabei erhalten die zuständigen Personen aktuelle und zuverlässige Informationen über die zu erledigenden Aufgaben.
  • Mit Hilfe eines Archivs können Informationen, die nicht mehr häufig benötigt werden, aussortiert werden, ohne sie vollständig löschen zu müssen. Das reduziert die Gefahr, dass noch benötigte Informationen irrtümlich gelöscht werden.

Zusammenarbeit

  • In einem CMS können mehrere Personen zusammenarbeiten, beispielsweise an einer Website. Ressourcen wie Bilder für eine bestimmte Seite können von anderen Benutzern und an anderer Stelle verwendet werden. Automatisierte Übersichtslisten zeigen neu eingestellte Artikel oder erinnern an Termine.

  • Ein CMS kann unter Verwendung von Standardformaten Informationen aus anderen Systemen einbinden. Beispielsweise kann es Nachrichten von Presseagenturen zusammenführen und aufbereitet präsentieren.

  • Die Inhalte eines CMS können von einer zentralen Redaktion oder auch von einzelnen Benutzern eingepflegt und veröffentlicht werden. Häufig enthält ein CMS sowohl Bereiche, in denen eine inhaltliche und formelle Prüfung stattfindet, als auch freie Bereiche ohne eine solche Prüfung.

  • Die Benutzer können nach ihren Aufgabengebieten und Zuständigkeiten in einem CMS bestimmte Funktionen übernehmen. So gibt es in einem CMS Autoren, die für die Erfassung von Inhalten zuständig sind, und Redakteure, die Inhalte prüfen und freigeben. Dabei kann ein Benutzer in seinem Bereich Redakteur sein, während er anderswo nur Autor ist oder gar freigegebene Inhalte nur lesen kann.

    Die Zuordnung von Funktionen dient der Sicherheit und der Organisation von Arbeitsabläufen und erleichtert die Kommunikation mit den jeweils zuständigen Personen.

Sicherheit

  • Anhand von Sicherheitsrichtlinien sorgt ein CMS dafür, dass nur autorisierte Benutzer Dokumente erstellen, bearbeiten, freigeben, archivieren und betrachten können.
  • Arbeitsabläufe in einem CMS können an bestehende Arbeitsabläufe in einem Unternehmen angepasst werden.
  • Sauber definierte Sicherheitsregeln in den unterschiedlichen Bereichen eines CMS ermöglichen den flexiblen und sicheren Umgang mit vertraulichen Daten.
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