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Wissensmanagement im Unternehmen

Wie lange brauchen Ihre Mitarbeiter, um dringend benötigte Informationen zu finden? Sind die Informationen, mit denen Sie arbeiten, stets aktuell? Oder befinden sich von wichtigen Dokumenten veraltete Versionen in Umlauf? Haben auch Ihre Außendienstmitarbeiter jederzeit Zugriff auf alle benötigten Informationen? Im Wettbewerb um neue Kunden und lukrative Märkte werden Informationen und ihre schnelle und gezielte Verarbeitung immer wichtiger. Ein effizientes Wissensmanagement ist heute auch für kleine und mittelständische Unternehmen unentbehrlich.
Wissensmanagement im Unternehmen

Wichtige Informationen immer sofort verfügbar (Foto: iStockphoto / shironosov)

Das E-Mail-Zeitalter hat nicht nur dazu geführt, dass wichtige Informationen oftmals völlig ungeschützt über das Internet verschickt werden. Es hat auch zu einer Inflation von Information geführt, denn immer wenn Sie ein Textdokument oder ein Tabellendokument versenden, erzeugen Sie eine Kopie der Datei, die nun möglicherweise vom Empfänger verändert wird, ohne dass Sie davon Kenntnis erhalten. So geraten schnell ein Dutzend verschiedene Versionen eines Dokuments in Umlauf. Kein Mensch weiß mehr, welche Kopie aktuell ist. Und es geht viel Zeit verloren, um die gültige Fassung zu finden.

Webbasiertes Dokumentenmanagement

Mit Hilfe von webbasierten Dokumentenmanagementsystemen (DMS) bringen Sie Ordnung in Ihre Arbeitsabläufe. Sie pflegen mit Hilfe eines DMS Ihre Dokumente an einer zentralen Stelle. Jeder Mitarbeiter mit der entsprechenden Berechtigung hat auf die Daten Zugriff. Und sobald die Daten bearbeitet werden, stehen die aktualisierten Informationen sofort jedem zur Verfügung.

Herkömmliche DMS konzentrieren sich auf die zentrale Speicherung von Office-Dokumenten. Der Vorteil ist, dass Ihre Mitarbeiter mit gewohnten Werkzeugen gemeinsam an einem Dokument arbeiten können. Der Nachteil dieser Herangehensweise ist jedoch, dass jeder Mitarbeiter über die entsprechenden Programme in der entsprechenden Version an seinem Arbeitsplatz verfügen muss. Dies ist mit hohen Kosten für Lizenzen und Wartung verbunden, da Sie für jeden Arbeitsplatz die Programme zur Verfügung stellen müssen. Mit einem modernen Content-Management-System wie Plone umgehen Sie diese Probleme, da hier ein normaler Webbrowser ausreicht, um auf webbasierte Informationen zuzugreifen. Die Inhalte können direkt im Webbrowser ohne zusätzliche Programme bearbeitet werden.

Das Open-Source CMS Plone bietet dabei die gleiche Bequemlichkeit wie eine Textverarbeitung. Darüber hinaus können Sie in Plone auch Office-Dokumente, PDFs und andere Dateiformate wie in einem klassischen DMS zentral speichern und mit aussagekräftigen Metadaten versehen.

Informationsmanagement im Intranet oder Extranet

Ein modernes CMS wie Plone ermöglicht Ihnen ein universales Informationsmanagement im unternehmenseigenen Intranet oder Extranet. Sie können Informationen in den unterschiedlichsten Formaten in Plone speichern: Office-Dokumente, PDFs, Bilder und Texte, aber auch Termine, Personaldaten und Adressen. Die Flexibilität und Anpassbarkeit des Systems erlaubt es Ihnen, Ihre Arbeitsabläufe effizient zu gestalten und Informationen qualitätskontrolliert zu sammeln, zu verarbeiten und zu verteilen.

Jan Ulrich Hasecke hilft Ihnen beim Aufbau Ihres Informationsmanagements. Einen Überblick über die Leistungsmerkmale von Plone finden Sie im Plone White Paper.

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